Nur permanente Lernprozesse sichern Qualität

Qualität spielt aus unserer Sicht für nachhaltige Entwicklung eine zentrale Rolle. Sie zu sichern, ist Aufgabe unseres dezentral verankerten Qualitätsmanagements. Qualität speist sich aus Erfahrungen. Dafür müssen sie in einer lernenden Organisation geteilt und die richtigen Schlüsse daraus gezogen werden. Gerade der digitale Wandel setzt permanentes Lernen voraus. Mit Capacity WORKS haben wir das richtige Managementtool. Eine gute Methodik ist die eine Seite, eine wertschätzende Haltung gegenüber den Mitarbeiter*innen die andere.

UNSER VERSTÄNDNIS VON QUALITÄT

Um die Nachhaltigkeit unserer Arbeit sicherstellen zu können, spielt Qualität eine zentrale Rolle. Ein an internationale Standards angelehntes Qualitätsverständnis und das Managementmodell Capacity WORKS sichern die Qualität der erbrachten Dienstleistungen. Ihre Wirksamkeit sichern wir durch Monitoring und Evaluierung.

Qualität sind für uns positiv erreichte Wirkungen. Unser Qualitätsverständnis zeichnet sich aus durch:

• auf Nachhaltigkeit ausgerichtete Werte,
• wirtschaftlich eingesetzte Ressourcen,
• effiziente Steuerung und
• erfüllte Regeln.

Hinter jedem Qualitätsmerkmal liegen wiederum Verfahren, Instrumente und Prozesse, die auf die entsprechenden Bedarfe ausgerichtet und angepasst sind. Das Qualitätshaus ist der interne Referenzrahmen für das Qualitätsverständnis der GIZ.

DEZENTRALES QUALITÄTSMANAGEMENT

Qualität in unseren Vorhaben verstehen wir als positiv erreichte beabsichtigte Wirkungen. Unser Qualitätsmanagement und die dahinterliegenden Verfahren und Anforderungen sind dezentral verankert und werden in Linie in den jeweiligen Organisationseinheiten verantwortet. Hauptakteure sind die Auftragsverantwortlichen sowie die Mitarbeiter*innen in der Innen- und Außenstruktur. Sie alle tragen mit ihrer täglichen Arbeit zur Qualität der GIZ bei. Eine besondere Verantwortung für Qualität liegt bei den Führungskräften im Unternehmen. Qualitätsmanagement ist eine Führungsaufgabe.

Mit Hilfe regelmäßig durchgeführter Befragungen von Mitarbeiter*innen, externen Stakeholdern und Auftraggeber*innen verbessern wir kontinuierlich unsere Qualität. Ein weiteres Instrument sind unternehmensstrategische Evaluierungen zu relevanten Themen wie Gender, Kofinanzierungen oder auch explizit zum Qualitätsmanagement in den Vorhaben.

EXTERNE QUALITÄTSKONTROLLE

Die GIZ durchläuft außerdem eine jährliche externe Qualitätskontrolle durch das BMZ. Das BMZ wählt 50 Vorhaben der GIZ stichprobenartig aus und überprüft anschließend ihre Qualität anhand spezifischer Prüfkriterien. Ein besonderes Augenmerk liegt auf der Einhaltung der BMZ-Vorgaben bei Planung und Durchführung. Die Prüfkriterien sind:

• Einhaltung entwicklungspolitischer Vorgaben,
• Zielsystem,
• Angebotslegung und Berichterstattung,
• Plausibilität des Instrumenteneinsatzes sowie
• Wirtschaftlichkeit.

Die externe Qualitätskontrolle ist deshalb wichtig, weil hier externe Prüfer*innen einen Blick von außen auf unsere Projekte werfen. Im Jahr 2018 fand die externe Qualitätskontrolle zum sechsten Mal statt. Die Ergebnisse werden anschließend zwischen GIZ und BMZ kommuniziert. Damit sichern wir Transparenz und ein gemeinsames Verständnis unserer Zusammenarbeit. In manchen Themen haben wir qualitativ bereits ein sehr hohes Niveau erreicht. Doch gibt es auch Themen mit Verbesserungspotenzial, an denen wir arbeiten müssen und zu denen wir entsprechende Maßnahmen vereinbaren.

LERNEN UND INNOVATION

Wir möchten dauerhaft erfolgreich, wirksam und wirtschaftlich handeln. Dazu hinterfragen wir uns immer wieder selbst. Hierbei lernen wir aus unseren eigenen Erfahrungen – auch aus den weniger erfolgreichen. Diesen Prozess haben wir in Capacity WORKS, unserem Managementtool für die Steuerung und Durchführung unserer Aufträge, im Erfolgsfaktor „Lernen und Innnovation“ verankert.

Im Zuge des digitalen Wandels und der zunehmenden Komplexität in der Arbeitswelt haben wir darüber hinaus Ende 2017 den internen Prozess „Kooperation und Führung“ gestartet, der ebenfalls zum organisationalen Lernen der GIZ beiträgt. Eines der Kernprinzipien des Prozesses lautet „Experiment & Innovate“: Mut zum Ausprobieren und zum Scheitern, Fehlern offen gegenüberstehen und in Prozessen möglichst frühzeitig lernen, damit noch Zeit zum Richtungswechsel bleibt.

Methoden sind jedoch nicht alles. Mindestens ebenso wichtig ist eine offene, wertschätzende und konstruktive Grundhaltung der Mitarbeiter*innen. Eine Kultur, die Fehler nicht als Versagen, sondern als Folge mutiger Entscheidungen und als Chance zur Weiterentwicklung sieht. In einer durch steigende Komplexität und rapide Beschleunigung gekennzeichneten Welt ist es manchmal unvermeidbar, dass bis dato erfolgreiche Ansätze nicht mehr funktionieren. Wichtig ist, sich dies einzugestehen und rasch umzusteuern.

In einer Expertenorganisation wie der GIZ erfordert dies einen partiellen Wandel der Unternehmenskultur. War in der Vergangenheit Experteninnen- und Expertenwissen ein Schlüssel zu erfolgreichen Projekten, steht „knowledge sharing“ heute sehr viel stärker im Vordergrund. Das selbstverständliche Teilen von Wissen, transparentes Arbeiten und die gegenseitige Unterstützung bei der Überwindung von Hindernissen werden unsere zukünftige Unternehmenskultur noch stärker prägen. Indem wir sichere Räume zum Austausch schaffen und Mitarbeiter*innen unterstützen, wollen wir die Freude am Experimentieren und Lernen wieder neu entdecken.

Zum Weiterlesen:

Qualität zeigt sich in der Hochwertigkeit eines Vorhabens oder einer Dienstleistung sowie in der Kundenzufriedenheit. Aufgabe unseres Qualitätsmanagements ist es, die unternehmensintern geltenden Orientierungen, Regeln, Verfahren und Managementprozesse so auszugestalten, dass die GIZ hochwertige Dienstleistungen erbringen kann.

Unser Nachhaltigkeitsprogramm 2016–2020 dient als zentrale Richtschnur und Managementinstrument für die Arbeit des Sustainability Office. Dabei behandelt es auch das Thema Qualität.