Digitale Transformation
der GIZ
Digitale Transformation nachhaltig strukturell verankert
„Der digitale Wandel führt zu grundlegenden strukturellen Veränderungen von Wirtschaft, Politik und Gesellschaft. Auch vor der internationalen Zusammenarbeit macht der digitale Wandel nicht halt. In seinem Verlauf wird sich unsere Arbeit kontinuierlich verändern – mit neuen Chancen und Geschäftspotenzialen, aber auch mit beachtlichen Herausforderungen.“ So beginnt das Vorwort des Orientierungsrahmens für den digitalen Wandel in der GIZ von 2015.
Heute, fünf Jahre später, zeigen eine Reifegradanalyse und ein Benchmark zum bisher Erreichten ein positives Bild. Die Reifegradanalyse warf einen kritischen Blick von außen auf Digitalisierungsprozesse innerhalb der GIZ und schätzte ein, wo wir im Vergleich zu anderen Institutionen aus dem öffentlichen Sektor stehen. Das Ergebnis der Analyse ist insgesamt positiv. Beim Benchmarking schneidet die GIZ besser ab als eine Vergleichsgruppe aus dem öffentlichen Sektor. Die externe Beratung empfahl, der Begleitung der Transformation noch mehr Aufmerksamkeit zu widmen. Diesen Rat hat das Digital Board aufgegriffen und Maßnahmen dazu erarbeitet.
Der Blick auf die vergangenen fünf Jahre zeigt, wie sich die Strukturen und Zuständigkeiten bei dem Thema organisatorisch weiterentwickelt haben. Inzwischen sind sie in einem eigenen Bereich mit einer durchführenden wie auch koordinierenden Funktion institutionalisiert. Das Thema Digitalisierung ist damit im Unternehmen nachhaltig verankert.
Einbindung in die Unternehmensstrategie
Diese Verankerung spiegelte sich bereits in der dreijährigen Unternehmensstrategie 2017–2019 wider. Sie griff die Themen digitale Innovationsfähigkeit, Geschäftsentwicklung im Bereich Digitalisierung, Kompetenzentwicklung oder Prozesse gezielt auf. In der Unternehmensstrategie für die Jahre 2020–2022 wird dies fortgesetzt. Der Fokus liegt dabei auf digitalisierten End-to-End-Prozessen sowie daten- und technologiebasierten Leistungen. Damit haben zwei von vier Fokusprojekten der Unternehmensstrategie explizit Bezug zur Digitalisierung. Zusätzlich ist der Aktionsplan „Digital Literacy“ als eigenständiges Jahresziel enthalten.
Digitales Arbeiten in Zeiten der Corona-Pandemie
Auch die Arbeit innerhalb der GIZ verändert sich. Moderne digitale Anwendungen stehen zur Verfügung. Im Jahr 2019 wurde das unternehmensweite Rollout der Anwendungen von Office 365 weiter vorangetrieben. Alle Mitarbeiter*innen haben mittlerweile die Möglichkeit, neben Skype for Business auch MS Teams als Konferenztool zu nutzen. Ebenfalls wurde stark in die Informationssicherheit investiert. Je digitaler die Arbeit wird, desto größer ist die Bedeutung der Datensicherheit. Alle Mitarbeiter*innen haben ein Selbstlern-Tool zur Informationssicherheit absolviert. Eine Multifaktorauthentifizierung wurde eingeführt, um die IT-Systeme der GIZ zu schützen.
Digital Literacy ist ein weiterer zentraler Punkt der Digitalisierung: Mitarbeiter*innen haben das Anrecht auf Lernzeit für die Aneignung von Digital Essentials, also von Kompetenzen, die für ein digitales Arbeiten und die Nutzung der Anwendungen notwendig sind.
Die Digitalisierung spielt auch eine zentrale Rolle bei der Handlungs- und Lieferfähigkeit der GIZ. Für die Lieferfähigkeit ist entscheidend, die Geschäftsprozesse weltweit zu optimieren, zu standardisieren und zu digitalisieren. Die Umstellung auf SAP S/4HANA trägt dazu wesentlich bei. Sie ist daher keine rein (IT-)technische Umstellung, sondern ein unternehmensweites Veränderungsprojekt. Der neue Name „S4GIZ“ spiegelt dies wider.
Im Januar 2019 trat eine Gesamtbetriebsvereinbarung (GBV) zur Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort in Kraft. Darin ist geregelt, dass alle unter das Geltungsrecht der GBV fallenden Mitarbeiter*innen zwei Tage pro Woche mobil arbeiten dürfen, wenn die Leistungsfähigkeit der jeweiligen Organisationseinheit dadurch nicht beeinträchtigt wird. Wegen der Corona-Pandemie wurde die Regelung bis Ende September 2020 auf fünf Tage pro Woche erweitert (Stand Juli 2020).
Diese fünf Bereiche – moderne Kollaborations- und Kommunikationstools, Informationssicherheit, Digital Literacy, Digitalisierung der Geschäftsprozesse und eine moderne Gestaltung von Arbeitsort und -zeit – haben dazu beigetragen, dass die GIZ für das Arbeiten in Zeiten der Corona-Pandemie gut aufgestellt war. Sie konnte schnell auf einen überwiegend digitalen Betrieb umstellen. Interne Prozesse und Abläufe konnten aufrechterhalten werden, sogar Projektprüfungen wurden in den virtuellen Raum verlagert. Die Digitalisierung hat somit dazu beigetragen, dass der Geschäftsbetrieb trotz der Einschränkungen fortgeführt werden konnte.
Nachhaltige Digitalisierung braucht Zeit
Heute steht die GIZ in Sachen Digitalisierung gut da. Zu Beginn der Corona-Pandemie konnte sie kurzfristig auf mobiles Arbeiten umstellen. Dies ist das Ergebnis vieler einzelner Maßnahmen. Und der mit der Digitalisierung verbundene Wandel der GIZ ist noch nicht beendet. Es handelt sich nicht um eine Aufgabe von einigen wenigen Jahren. Wir müssen hier in längeren Zeiträumen von eher acht bis zehn Jahren denken.
Seit der Verabschiedung des Orientierungsrahmens für den digitalen Wandel in der GIZ im Jahr 2015 hat die digitale Transformation mehrere Phasen durchlaufen. Die GIZ hat sich über diesen Zeitraum flexibel den Anforderungen der jeweiligen Phase gestellt und organisatorisch entsprechend verändert.
Die Arbeitsgemeinschaft (AG) Digitaler Wandel hat in Phase 1 in den sechs Monaten ihrer Existenz 2015 und 2016 den Grundstein gelegt. Die aus allen Unternehmensteilen kommenden Mitglieder haben das vom Vorstand gegebene Mandat, offen und kreativ zu denken, voll ausgenutzt und 46 Maßnahmen zur Operationalisierung des Orientierungsrahmens entwickelt, die in den Folgejahren allesamt umgesetzt wurden oder derzeit angegangen werden.
Für die zweite Phase bis September 2018 wurde ein unternehmensweites strategisches Projekt aufgesetzt. Das Projekt koordinierte und informierte unternehmensweit und holte Impulse von außen ein. Die Zuständigen setzten selbst Maßnahmen um, die noch keine fachliche Heimat im Unternehmen hatten, und trieben die strategische Auseinandersetzung mit dem digitalen Wandel voran. Ein Ergebnis dieser Auseinandersetzung ist das Zielbild Digitaler Wandel, das mit seinen acht Dimensionen einen Referenzrahmen darstellt und Orientierung gibt.
Seit September 2018 befinden wir uns gewissermaßen in der dritten Phase. Mit dem neuen Bereich Digitale Transformation und IT Solutions (DIGITS), der im Herbst 2018 gegründet wurde, hat die digitale Transformation nun einen festen Platz in der Struktur der GIZ. Die ehemalige IT-Abteilung und das strategische Projekt sind in DIGITS aufgegangen, gleichzeitig bekam der Bereich ein erweitertes Mandat und ist auch zuständig für die IT in der Außenstruktur und für neue Themen, wie etwa operatives Datenschutzmanagement. Auch das Thema Informationssicherheitsmanagement erfährt eine intensive Bearbeitung.
DIGITS verantwortet die Digitalisierung der GIZ nicht allein. Entsprechend ihrer üblichen Zuständigkeit wirken alle Bereiche und Stabsstellen an der digitalen Transformation mit. Das gilt insbesondere für den Fach- und Methodenbereich (FMB), die Auftraggeber und Geschäftsentwicklung (AGE) sowie für die Sektor- und Globalvorhaben (GloBe), was die Entwicklung innovativer Leistungsangebote angeht.
Im Zuge des Aufbaus von DIGITS wurden im Jahr 2019 neue Strukturen der Governance etabliert. Das Digital Board befasst sich mit den strategischen Fragen der digitalen Transformation der GIZ und steuert das Gesamtportfolio der Digitalisierungsprojekte. Das Digital Board besteht aus den Leiter*innen von acht Bereichs- und Stabsstellen und dem für Digitalisierung zuständigen Vorstandsmitglied. Zudem wurden sogenannte Digitalisierungscluster gebildet, die eine Vielzahl von Digitalisierungsprojekten fachlich steuern und sich dabei an den Hauptgeschäftsprozessen der GIZ orientieren. Ihre Mitglieder stammen aus den jeweils involvierten Fachbereichen und aus dem Bereich DIGITS.
Auf der Arbeitsebene sorgen mehr als 50 sogenannte Digitalisierungspartner weltweit dafür, dass die Digitalisierung nachhaltig im Unternehmen verankert ist. Sie beraten die Länderbüros und Projekte zu Themen der Digitalisierung und schlagen dabei auch die Brücke zur Unternehmenszentrale.
GIZ Innovation Fund
Bei dem 2017 ins Leben gerufenen, unternehmensweiten Ideenwettbewerb „Innovationsfonds“ (Innovation Fund) reichten Kolleg*innen und Partner*innen der GIZ im Jahr 2018 mehr als 100 Ideen ein. Das Thema lautete: „Wie können digitale Daten die Leistungserbringung der GIZ verbessern und die Wirksamkeit unserer Projekte steigern?“ Die sechs daraufhin ausgewählten Teams begannen 2018 im Rahmen eines „Accelerator-Programms“, ihre Ideen in erste nutzbare Produkte umzusetzen (Minimum Viable Product, MVP). Sie präsentierten Anfang 2019 ihre Ergebnisse, aus denen zwei siegreiche Produkte ausgewählt wurden:
- Das Projekt „Voice“ sammelt Daten von unterrepräsentierten Sprachen und macht diese als Gemeingut für die Entwicklung von Key-Indicator-basierten Spracherkennungslösungen offen zugänglich.
- „e-mmunize“ ist eine digitale Anwendung, die Impfprozesse in unterversorgten Regionen vereinfacht und verbessert.
Digitaler Wandel in den Projekten
Der digitale Wandel verändert auch die Arbeit der GIZ innerhalb der Projekte. Hier schlägt er sich in der gestiegenen Zahl der Projekte mit digitalen Lösungsansätzen nieder. In 452 laufenden Vorhaben (Stand: 18. Juni 2020)
- setzt die GIZ auf Projektebene digitale Technologien ein,
- fördert sie digitale Innovationen bei Projektpartner*innen,
- verbessert sie die politische Entscheidungsfähigkeit durch optimierte Daten und Informationssysteme,
- fördert sie digitale und Innovationsökosysteme vor Ort oder
- erhöht sie die politische Teilhabe.
Zu dieser hohen Zahl von Projekten mit digitalen Komponenten hat wesentlich der Prozess „Digital by Default“ beigetragen. Demnach muss bei jedem Neu- oder Folgevorhaben im Prüfprozess geklärt werden, ob digitale Lösungen eingesetzt werden können. Auch die Projektarbeit selbst wird digitaler: Die Einsatzmöglichkeiten für digitale Anwendungen sind groß, ebenso der Effizienzgewinn durch schnellere und schlankere Verfahrensweisen. Das Projektmanagement, die Kooperation zwischen den Projektpartner*innen und die Evaluierung verbessern wir durch digitale Tools und Plattformen. In zwei aufeinanderfolgenden Jahren hat die GIZ den eigenen Innovationsfonds genutzt, um digitale oder datenbezogene Lösungen zu entwickeln. Auf der internen Plattform „GIZ.digital Gateway“ vernetzen sich Mitarbeiter*innen und tauschen sich zu digitalen Themen aus. Datenschutz oder Data Privacy sowie die „digital principles“ geben klare Orientierung für die Vorhaben und deren Planung. Ein Helpdesk berät alle Vorhaben zu Fragen des Datenschutzes, die in den Partnerländern wichtig sind.
