Nachhaltig bei Einkauf und Veranstaltungen

An diesem Prozess waren zahlreiche Kolleg*innen beteiligt. In Workshops diskutierten sie verschiedene Ansätze und Ideen, aus denen die neuen Mindestanforderungen entstanden. Sie traten Anfang 2020 in Kraft.

Die Vorgaben betreffen die drei Dimensionen der Nachhaltigkeit in sieben Handlungsfeldern: So ist beispielsweise gefordert, dass die Hotels der Teilnehmenden mit Bus und Bahn gut zu erreichen sind. Um weitestgehend papierlose Veranstaltungen zu ermöglichen, müssen digitale Anwendungen genutzt werden. Das Catering sollte möglichst vegetarisch sein. Sollte doch Biofleisch angeboten werden, muss dies sowohl aus nachhaltiger als auch regionaler Zucht beschafft werden. Kurz vor dem Termin müssen die Organisator*innen nachfragen, wie viele Gäste tatsächlich teilnehmen – es sollen keine Überkapazitäten beziehungsweise Cateringreste entstehen. Für Veranstaltungen mit mehr als 100 Teilnehmenden ist eine Klimakompensation vorgeschrieben.

Die Mindeststandards orientieren sich an dem bisherigen Wegweiser „Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement“ und gelten zunächst für Treffen in Deutschland und Brüssel. Ausnahmen und Abweichungen müssen dokumentiert werden.

Veranstaltungen in anderen Ländern sind von der Verpflichtung bisher ausgenommen, da sich dort nicht immer die nötigen Rahmenbedingungen finden. Die Standards dienen aber auch in den Büros in unseren Partnerländern als Orientierung. Häufig wurden dort schon „nationale“ Standards entwickelt. In Zukunft sollen diese nationalen Ansätze noch konsequenter umgesetzt werden.

Als Bundesunternehmen möchten wir vorbildlich und glaubwürdig handeln. Dafür ist es wichtig, verschiedene Stellschrauben zu justieren, um Nachhaltigkeitsanforderungen erfolgreich in die Beschaffungsprozesse zu integrieren.

Die GIZ-Abteilung Einkauf und Verträge ist für die auftragsgerechte, vergaberechtskonforme und wirtschaftliche Beschaffung von Dienstleistungen und Sachgütern sowie den Abschluss von Finanzierungen verantwortlich. Darüber hinaus organisiert sie die entsprechende Qualifizierung von Mitarbeiter*innen und entwickelt Richtlinien, Formate sowie Prozesse und Regeln (PuR). Seit einigen Jahren verfügt die Abteilung über ein eigenes Fachteam zu nachhaltiger Beschaffung. Es prüft mit der Unterstützung des Sustainability Offices wichtige Ausschreibungen auf Nachhaltigkeit und spielt eine zentrale Rolle bei der Sensibilisierung der Kolleg*innen für das Thema.

So werden Nachhaltigkeitskriterien schon seit Jahren in bestimmten Verträgen berücksichtigt. Auch bei Verträgen, die bisher nicht im Fokus standen, gibt es ein systematisches Vorgehen. Den entsprechenden standardisierten Prozess hat 2019 das Sustainability Board verabschiedet. Alle über längere Zeit laufenden Verträge werden überprüft. Das gilt zum Beispiel für Rahmenvereinbarungen etwa über Strom-, Kfz-, Büromaterial- oder IT-Beschaffung. In Abstimmung mit internen Kunden, dem Fachteam Nachhaltige Beschaffung und dem Sustainability Office werden soziale und umweltrelevante Kriterien definiert und gleichzeitig die vergaberechtlichen Aspekte sowie die Marktbedingungen betrachtet. Die vereinbarten Nachhaltigkeitskriterien werden schon bei der Leistungsbeschreibung festgelegt und sind später Bestandteil des jeweiligen Vertrags. Sie dienen als Mindestkriterien für zukünftige Ausschreibungen.

In puncto Sensibilisierung konnten wir in den vergangenen Jahren große Fortschritte machen. So werden alle Mitarbeiter*innen der Abteilung Einkauf und Verträge seit 2019 zu nachhaltiger Beschaffung geschult. Auch im Ausland haben wir bereits zwei mehrtägige Fortbildungen zu nachhaltiger Beschaffung für die Einkäufer*innen aus den Projekten und Landesbüros angeboten. Bei den Workshops in Addis Abeba und Bangkok konnten sich Kolleg*innen zu dem Thema austauschen und voneinander lernen. Perspektivisch sollen derartige Fortbildungen regelmäßig stattfinden.

Darüber hinaus haben wir die Onlineschulung „Guide for Practicing corporate Sustainability“ (GPS) für unsere Dienstleister*innen entwickelt. Mit diesem Format können sie sich über das unternehmerische Nachhaltigkeitsmanagement der GIZ informieren und bekommen Anregungen für die eigene betriebliche Nachhaltigkeit. Dienstleistungsunternehmen werden mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots darum gebeten, den GPS zu durchlaufen. Anschließend erhalten sie ein Zertifikat.

Diese Fortschritte sowie der Überblick über die weiteren Ziele und Pläne des Unternehmens werden regelmäßig in unserem Bericht zur Nachhaltigen Beschaffung veröffentlicht. Darin geben wir Auskunft darüber, welche Standards oder Gütesiegel wir zum aktuellen Zeitpunkt beim Einkauf von Produkten und Dienstleistungen berücksichtigen.

Ein Beispiel ist die Beschaffung von Wasserspendern. An den Unternehmensstandorten in Berlin und Eschborn wurden 2019 energieeffiziente Wasserspender installiert, die den höchsten hygienischen Standards entsprechen und mit der neuesten Kohlenstofffiltertechnologie ausgestattet sind. Sie werden mit dem natürlichen Kältemittel Isobutan gekühlt und sind dadurch besonders umwelt-, klima- und ozonschichtfreundlich. Die Wasserspender sind mit dem „Energy Star“ zertifiziert.

Bei Büromöbeln haben wir ebenfalls hohe Standards festgelegt. Büromöbel aus Holz müssen über ein FSC-, PEFC- oder ein vergleichbares Siegel verfügen. Nicht zulässig sind Möbel aus Tropenholz oder Lackierungen, die problematische Schwermetalle oder Weichmacher enthalten. Die Hersteller*innen der Produkte müssen nach ISO 14001, dem Eco-Management and Audit Scheme (EMAS) oder einem vergleichbaren Umweltmanagementsystem zertifiziert sein. Zudem werden sie aufgefordert, ein Kurzkonzept über die nachhaltige Gestaltung ihrer Lieferkette einzureichen.