Erfahrungen teilen, Qualität sichern
Unser Verständnis von Qualität
Für die Nachhaltigkeit unserer Arbeit spielt Qualität eine zentrale Rolle. Wir sichern die Qualität unserer Dienstleistungen durch ein Qualitätsverständnis, das an internationale Standards angelehnt ist. Darüber hinaus nutzen wir die Verfahren des Managementmodells Capacity WORKS. Ergänzt wird dies durch Monitoring und Evaluierung. Unsere Arbeit unterliegt zudem regelmäßigen externen Prüfungen.
Qualität zeichnet sich aus durch positive Wirkungen. Unser Qualitätsverständnis ist außerdem geprägt von:
- auf Nachhaltigkeit ausgerichteten Werten,
- wirtschaftlich eingesetzten Ressourcen,
- effizienter Steuerung und
- eingehaltenen Regeln.
Jedes dieser Qualitätsmerkmale ist mit Verfahren, Instrumenten und Prozessen verbunden, die auf die entsprechenden Bedarfe ausgerichtet sind. Das Qualitätshaus ist der interne Referenzrahmen für das Qualitätsverständnis der GIZ.
Dezentrales Qualitätsmanagement
Qualität in unseren Vorhaben zeigt sich an positiven, beabsichtigten Wirkungen. Unser Qualitätsmanagement und die dahinterliegenden Verfahren und Anforderungen sind dezentral verankert. Verantwortlich sind die jeweiligen Organisationseinheiten. Hauptakteure sind die Auftrags- und Durchführungsverantwortlichen mit ihren Fach- und Führungskräften. Bei ihnen liegt eine besondere Verantwortung für die Qualität unserer Arbeit. Qualitätsmanagement ist eine Führungsaufgabe. Nichtsdestoweniger tragen selbstverständlich alle Mitarbeiter*innen mit ihrer täglichen Arbeit zur Qualität der GIZ bei.
Indem wir regelmäßig Mitarbeiter*innen, externe Stakeholder und Auftraggeber*innen befragen, verbessern wir kontinuierlich unsere Qualität. Ein weiteres Instrument, um die Qualität unserer Arbeit sicherzustellen und zu erhöhen, sind unternehmensstrategische Evaluierungen zu relevanten Themen wie Gender, Kofinanzierungen oder auch explizit zum Qualitätsmanagement in den Vorhaben.
Externe Qualitätskontrolle
Die GIZ durchläuft außerdem eine jährliche externe Qualitätskontrolle durch das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ). Das BMZ wählt 50 Vorhaben der GIZ stichprobenartig aus und überprüft ihre Qualität anhand spezifischer Kriterien. Ein besonderes Augenmerk liegt auf der Einhaltung der BMZ-Vorgaben zu Planung und Durchführung.
Die Prüfkriterien sind:
- Einhaltung entwicklungspolitischer Vorgaben,
- Zielsystem,
- Angebotslegung und Berichterstattung,
- Plausibilität des Instrumenteneinsatzes sowie
- Wirtschaftlichkeit.
Die Qualitätskontrolle durch das BMZ ist deshalb wichtig, weil hier Prüfer*innen einen Blick von außen auf unsere Projekte werfen. Im Jahr 2019 fand die externe Qualitätskontrolle zum siebten Mal statt. Im Fokus standen dabei die Auswirkungen der Gemeinsamen Verfahrensreform auf die Qualität der Vorhaben. GIZ und BMZ analysieren die Ergebnisse und besprechen eventuell nötige Schritte. Damit sichern wir Transparenz und ein gemeinsames Verständnis unserer Zusammenarbeit.
Lernen und Innovation
Wir möchten dauerhaft erfolgreich, wirksam und wirtschaftlich handeln. Dazu hinterfragen wir uns immer wieder selbst. Hierbei lernen wir aus unseren eigenen Erfahrungen – auch aus den weniger erfolgreichen. Diesen Prozess haben wir in Capacity WORKS, unserem Management-Tool für die Steuerung und Durchführung unserer Aufträge, im Erfolgsfaktor „Lernen und Innnovation“ verankert.
Im Zuge des digitalen Wandels und der zunehmenden Komplexität in der Arbeitswelt haben wir darüber hinaus Ende 2017 das strategische Projekt „Kooperation und Führung“ (KuF) gestartet, das ebenfalls zum Lernen der GIZ beiträgt. Dabei wurden vier Prinzipien für die Zusammenarbeit in der GIZ entwickelt, eines davon lautet „Experiment & Innovate“: Mut zum Ausprobieren und zum Scheitern. Wir wollen aus Fehlern möglichst frühzeitig lernen, damit noch Zeit zum Richtungswechsel bleibt.
Teams und Organisationseinheiten weltweit beim Experimentieren und Lernen zu begleiten und dabei gute Ansätze für das Gesamtunternehmen zu entdecken, ist ein wichtiges Ziel des KuF-Projektes. So wenden Teams beispielsweise agile Methoden wie Scrum oder Rapid Prototyping an und üben damit den Umgang mit Fehlern und organisationales Lernen ein. Dies tun sie, indem sie ihre Projekte in so viele kleine Schritte unterteilen, dass frühzeitig Reflexion und damit Lernen möglich sind. Im Rahmen von sogenannten Sprint-Retrospektiven und Sprint-Reviews evaluieren Mitglieder von Projektteams die bis dahin erreichten Ergebnisse und reflektieren die Kooperation im Team, um künftig effizienter und zielführender zusammenzuarbeiten. Diese Verfahren sind sehr strukturiert und werden immer wieder reflektiert und weiterentwickelt.
Auch die Angebote zur Weiterbildung und Qualifizierung der Akademie für Internationale Zusammenarbeit (AIZ) unterstützen Mitarbeiter*innen und Führungskräfte der GIZ beim Lernen. Die Angebote werden derzeit im Sinne der KuF-Prinzipien und insbesondere von „Experiment & Innovate“ weiterentwickelt.
Methoden sind dabei nicht alles. Mindestens ebenso wichtig sind eine offene, wertschätzende und konstruktive Grundhaltung der Mitarbeiter*innen sowie eine Kultur, die Fehler nicht als Versagen, sondern als Folge mutiger Entscheidungen und als Chance zur Weiterentwicklung sieht. In einer durch steigende Komplexität und rapide Beschleunigung gekennzeichneten Welt ist es manchmal unvermeidbar, dass bis dato erfolgreiche Ansätze nicht mehr funktionieren. Wichtig ist, sich dies einzugestehen und rasch umzusteuern.
In einer Fachorganisation wie der GIZ erfordert dies einen Wandel der Unternehmenskultur. War in der Vergangenheit Expert*innenwissen ein Schlüssel zu erfolgreichen Projekten, steht „knowledge sharing“ heute sehr viel stärker im Vordergrund. Das selbstverständliche Teilen von Wissen, transparentes Arbeiten und die gegenseitige Unterstützung bei der Überwindung von Hindernissen werden unsere zukünftige Unternehmenskultur noch stärker prägen. Indem wir Räume zum Austausch von Erfahrungen schaffen, Vernetzung fördern und Wissensaustausch gestalten, ermöglichen wir das Experimentieren und Lernen im Unternehmen und mit unseren Partnerorganisationen.
