Digitale Transformation
der GIZ
Digitale Transformation nachhaltig strukturell verankert
„Der digitale Wandel führt zu grundlegenden strukturellen Veränderungen von Wirtschaft, Politik und Gesellschaft. Auch vor der internationalen Zusammenarbeit macht der digitale Wandel nicht halt. In seinem Verlauf wird sich unsere Arbeit kontinuierlich verändern – mit neuen Chancen und Geschäftspotenzialen, aber auch mit beachtlichen Herausforderungen.“ So beginnt das Vorwort des Orientierungsrahmens für den digitalen Wandel in der GIZ, der 2015 entstanden ist.
Heute, sechs Jahre später, zeichnen eine Reifegradanalyse und ein Benchmark durch externe Expert*innen ein positives Bild davon, wie die GIZ auf diese Herausforderungen reagiert. Die Reifegradanalyse warf einen kritischen Blick von außen auf Digitalisierungsschritte innerhalb der GIZ und schätzte ein, wo wir im Vergleich zu anderen Institutionen aus dem öffentlichen Sektor stehen. Das Ergebnis ist insgesamt positiv. Beim Benchmarking schneidet die GIZ besser ab als eine Vergleichsgruppe aus dem öffentlichen Sektor. Die externe Beratung empfahl, der unternehmensweiten Begleitung der Transformation noch mehr Aufmerksamkeit zu widmen. Diesen Rat hat das Management der GIZ aufgegriffen und entsprechende Maßnahmen erarbeitet.
Der Blick auf die vergangenen sechs Jahre zeigt, dass sich Strukturen und Zuständigkeiten organisatorisch weiterentwickelt haben. Seit 2018 befasst sich ein eigener Bereich Digitale Transformation und IT Solutions (DIGITS) mit dem Thema digitaler Wandel. DIGITS hat sowohl durchführende als auch koordinierende Funktion. Die Verantwortung für das Thema liegt zugleich bei allen Bereichen und Stabsstellen. Insbesondere der Fach- und Methodenbereich (FMB) sowie die Bereiche Auftraggeber- und Geschäftsentwicklung (AGE) und Sektor- und Globalvorhaben (GloBe) beteiligen sich an der Entwicklung innovativer Leistungsangebote. Das 2019 etablierte Digital Board befasst sich mit strategischen Fragen der digitalen Transformation der GIZ und steuert das Gesamtportfolio der Digitalisierungsprojekte. Das Gremium besteht aus den Leiter*innen von acht Bereichs- und Stabsstellen und dem für Digitalisierung zuständigen Vorstandsmitglied. Zudem wurden sogenannte Digitalisierungscluster gebildet, die eine Vielzahl von Digitalisierungsprojekten fachlich steuern und sich dabei an den Hauptgeschäftsprozessen der GIZ orientieren. Das Thema Digitalisierung ist damit im Unternehmen systematisch verankert.
Unternehmensstrategie mit klarem Bezug zur Digitalisierung
Diese Verankerung spiegelte sich bereits in der Unternehmensstrategie 2017–2019 wider. Sie griff zentrale Digitalthemen gezielt auf. Die aktuelle Unternehmensstrategie für die Jahre 2020–2022 setzt diesen Weg fort. Der Fokus liegt dabei auf digitalisierten End-to-End-Geschäftsprozessen sowie daten- und technologiebasierten Leistungen. Damit haben zwei von vier Fokusprojekten der Unternehmensstrategie explizit Bezug zur Digitalisierung und werden im Verbund mit unternehmensweiten Veränderungsvorhaben aus dem Digitalisierungsportfolio gestaltet. Zusätzlich ist der Aktionsplan „Digital Literacy“ als eigenständiges Jahresziel Teil der Strategie.
Digitales Arbeiten in Zeiten der Corona-Pandemie
Auch die Arbeit innerhalb der GIZ verändert sich weiter. Virtuelle Kollaborations- und Kommunikationstools, Informationssicherheit, „Digital Literacy“, digitale Optimierung der Geschäftsprozesse und eine moderne Gestaltung von Arbeitsort und -zeit haben dazu beigetragen, dass die GIZ für das mobile Arbeiten in Zeiten der Corona-Pandemie gut aufgestellt ist. Mit Beginn des ersten Lockdowns im März 2020 konnte sehr schnell auf einen überwiegend digitalen Betrieb umgestellt werden. Nahezu alle Mitarbeiter*innen konnten zum mobilen Arbeiten übergehen. Interne Prozesse und Abläufe konnten aufrechterhalten werden, sogar Projektprüfungen in Partnerländern wurden in den virtuellen Raum verlagert. Die digitale Transformation hat dazu beigetragen, dass der Geschäftsbetrieb trotz der Einschränkungen fortgeführt werden konnte.
Bereits 2019 trat eine Gesamtbetriebsvereinbarung (GBV) zur Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort in Kraft. Darin ist geregelt, dass alle unter das Geltungsrecht der GBV fallenden Mitarbeiter*innen zwei Tage pro Woche mobil arbeiten dürfen, wenn die Leistungsfähigkeit der jeweiligen Organisationseinheit dadurch nicht beeinträchtigt wird. Wegen der Corona-Pandemie wurde die Regelung 2020 vorübergehend auf fünf Tage pro Woche erweitert.
Mit der GBV wurde 2019 auch das unternehmensweite Roll-out der Anwendungen von Microsoft 365 vorangetrieben. Mitarbeiter*innen nutzen mittlerweile vorrangig Microsoft Teams als Kooperations- und Kommunikationstool und organisieren damit virtuelle Konferenzen. Ebenfalls wurde stark in die Informationssicherheit investiert. Je digitaler die Arbeit wird, desto größer ist die Bedeutung der Datensicherheit. Alle Mitarbeiter*innen müssen ein Onlinetraining zu Informationssicherheit und Datenschutz absolvieren. Eine Multifaktorauthentifizierung wurde eingeführt, um die IT-Systeme der GIZ zu schützen. Zu Beginn der Pandemie wurde darüber hinaus ein Krisenteam eingerichtet, um kurzfristige Bedarfe und Spezialanfragen zu IT-Tools und Software zu adressieren.
Auch das Vergabeverfahren war bereits vor der Krise durch eine entsprechende Plattform digitalisiert, weshalb trotz der Einschränkungen durch die Corona-Pandemie eine sehr effiziente Arbeitsweise sichergestellt war. Denn es galt, im Sinne der nachhaltigen Entwicklung lieferfähig zu bleiben. Eine geschäftspolitische Taskforce wurde eingerichtet, um auf die sich verändernden Prioritäten der Auftraggeber*innen sowie den Wandel durch die Pandemie mit schnellen, wirksamen Programmen in den Partnerländern antworten zu können.
Nachhaltige digitale Transformation braucht Zeit
In den vergangenen sechs Jahren ist vieles geschehen und es kommen ständig neue digitale Themen hinzu. Durch die Pandemie haben sich innerhalb nur eines Jahres Tools und Kooperationsformate etabliert und sind heute Standard. Dies ist unternehmensweit deutlich spürbar. Doch der mit der Digitalisierung verbundene Wandel der GIZ geht weiter. Auf die folgenden „BIG5-Themen der Digitalisierung in der GIZ“ fokussieren wir uns dabei:
- „GIZ weltweit“: Mehr als 70 sogenannte Digitalisierungspartner*innen weltweit sorgen dafür, dass Digitalisierungsprojekte, digitales Lernen und der damit einhergehende Kulturwandel nachhaltig im Unternehmen verankert sind. Sie beraten die Länderbüros und Projekte, bilden Communitys und schlagen eine Brücke zur Unternehmenszentrale. Im Mittelpunkt steht die Frage: Wie viel „Ich“ steckt im digitalen Wandel? Teams weltweit definieren ihre Arbeit und die damit verbundenen Werte, nehmen neue Haltungen ein und arbeiten über Hierarchie- und Ländergrenzen hinweg zusammen.
- „Digital Literacy“: Digitale Kompetenzen sind ein weiterer zentraler Punkt der digitalen Transformation. Mitarbeiter*innen haben das Anrecht auf Lernzeit, um praktische Erfahrungen zu sammeln, Sicherheit im Umgang mit neuen Tools zu gewinnen und sich Kompetenzen anzueignen, die für ein digitales Arbeiten und die Nutzung der Anwendungen notwendig sind. Die GIZ macht dazu entsprechende Angebote. Es geht darum, digitale Tools effektiv in Projekten einsetzen und virtuelle Teamarbeit oder digitales Führen zu lernen. Mitarbeiter*innen können dazu auch individuelle Coachings erhalten. Neue Formate für Kompetenzentwicklung sind nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie kürzer und kompakter geworden, zudem werden sie regelmäßiger angeboten.
- „Digitalisierte End-to-End-Geschäftsprozesse“: Die digitale Optimierung spielt eine zentrale Rolle bei der digitalen Transformation der GIZ. Für die Lieferfähigkeit ist entscheidend, die Geschäftsprozesse weltweit zu optimieren, zu standardisieren und zu digitalisieren. Die Umstellung der Kerntechnologie trägt dazu wesentlich bei. Es handelt sich dabei um viel mehr als die reine Umstellung auf eine aktualisierte Softwarelösung, sondern ist ein unternehmensweites Veränderungsprojekt, das die GIZ in der Umsetzung weiter stärkt.
- „Informationssicherheit“: In einer zunehmend vernetzten Welt sind umfassende Sicherheitsmechanismen sowie das sicherheitsorientierte Handeln jeder einzelnen Person in der GIZ unerlässlich. Um Gefahren aus dem Netz zu erkennen, abzuwehren und die GIZ-Datensysteme vor unberechtigten Zugriffen zu schützen, werden zahlreiche Maßnahmen umgesetzt.
- „Digitale Technologien und Lösungen“: Der neue Standard im GIZ-Leistungsangebot ist digital, wir folgen damit dem Ansatz „Digital by Default“. Demnach muss bei jedem Neu- oder Folgevorhaben im Prüfprozess geklärt werden, ob digitale Lösungen eingesetzt werden können. Es geht darum, die Potenziale der Digitalisierung auszuschöpfen und die Herausforderungen zu adressieren. Dafür gilt es, Daten systematisch und in hoher Qualität zu erfassen, um auf das Potenzial neuer Technologien reagieren zu können. Schon heute setzen wir technologische und methodische Innovationen ein, schließen neue Partnerschaften, nutzen verstärkt internationale Netzwerke und bauen die Beratungskompetenz im Bereich der digitalen Wirtschaft und Politik aus. Die digitalen Vorreiter-Projekte der GIZ zeigen, welchen Beitrag neue Technologien und Methoden leisten, um die globalen Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.
GIZ Innovation Fund
Der Innovation Fund ist ein seit 2017 bestehender, GIZ-interner Ideenwettbewerb. Gefragt sind innovative Ansätze, die die Wirkung unserer Projekte steigern könnten. 2020 wurden beim Ideenwettbewerb rund 100 Vorschläge eingereicht. Sechs ausgewählte Teams begannen im Rahmen eines erstmals rein virtuellen „Accelerator-Programms“, ihre Ideen in erste nutzbare Produkte umzusetzen (Minimum Viable Product, MVP). Zwei Gewinner-Teams erhalten weitere Unterstützung bei der Implementierung:
- „shERPa“ ist eine modulierte, Open-Source-basierte Software zur Steuerung von Prozessen. Sie unterstützt kleinste, kleine und mittlere Unternehmen (KKMU) dabei, ihre Geschäftsabläufe zu digitalisieren. Die Besonderheit der Lösung liegt im Support-Angebot durch lokale IT-Firmen.
- „PartiCipate“ ist ein digitales Portfolio, das Kommunalverwaltungen und zivilgesellschaftlichen Akteuren eine kostenlose digitale Beratung zu guten Beteiligungsformaten bietet.
(© GIZ)
Digitaler Wandel in den Projekten
Der digitale Wandel verändert auch die Arbeit der GIZ innerhalb der Projekte. Hier schlägt er sich in der gestiegenen Zahl der Projekte mit digitalen Lösungsansätzen nieder. In 493 laufenden Vorhaben (Stand: 15. Februar 2021):
- setzt die GIZ auf Projektebene digitale Technologien ein,
- fördert digitale Innovationen bei Projektpartner*innen,
- verbessert die politische Entscheidungsfähigkeit durch optimierte Daten und Informationssysteme,
- fördert digitale und Innovationsökosysteme vor Ort oder
- erhöht die politische Teilhabe.
Zu dieser hohen Zahl von Projekten mit digitalen Komponenten hat wesentlich der Ansatz „Digital by Default“ beigetragen. Ziel ist es, die Potenziale der Digitalisierung für nachhaltige Entwicklung und zur Erreichung der Sustainable Development Goals (SDGs) der Vereinten Nationen zu nutzen.
Auch die Projektarbeit selbst wird digitaler: Die Einsatzmöglichkeiten für digitale Anwendungen sind groß, ebenso der Effizienzgewinn durch schnellere und schlankere Verfahrensweisen. Das Projektmanagement, die Kooperation zwischen den Projektpartner*innen und die Evaluierung verbessern wir durch digitale Tools und Plattformen. Auf der internen Plattform „GIZ.digital Gateway“ vernetzen sich Mitarbeiter*innen und tauschen sich zu digitalen Themen aus. Datenschutzrechtliche Richtlinien, Toolkits zur Implementierung von IT-Lösungen und E-Learning sowie die „digital principles“ geben klare Orientierung für die Vorhaben und deren Planung. Ein Helpdesk berät zu Fragen des Datenschutzes, die in den Partnerländern wichtig sind.