Erfahrungen teilen, Qualität sichern
Unser Verständnis von Qualität
Für die Nachhaltigkeit unserer Arbeit spielt Qualität eine zentrale Rolle. Unser Verständnis von Qualität ist dabei an internationale Standards angelehnt. Darüber hinaus nutzen wir die Verfahren des Managementmodells Capacity WORKS, ergänzt durch Monitoring und Evaluierung. Unsere Arbeit unterliegt zudem regelmäßigen externen Prüfungen.
Qualität zeichnet sich aus durch positive Wirkungen. Unser Qualitätsverständnis ist außerdem geprägt durch:
- auf Nachhaltigkeit ausgerichtete Werte,
- wirtschaftlich eingesetzte Ressourcen,
- effiziente Steuerung und
- erfüllte Regeln.
Jedes dieser Qualitätsmerkmale ist mit Verfahren, Instrumenten und Prozessen verbunden, die auf die entsprechenden Bedarfe ausgerichtet sind. In ihrer Gesamtheit sind sie im Qualitätshaus abgebildet, dem internen Referenzrahmen für das Qualitätsverständnis der GIZ.
Dezentrales Qualitätsmanagement
Unser Qualitätsmanagement und die dahinterliegenden Verfahren und Anforderungen sind dezentral verankert. Verantwortlich sind die jeweiligen Organisationseinheiten. Hauptakteure sind die Auftrags- und Durchführungsverantwortlichen mit ihren Fach- und Führungskräften. Sie sind in besonderer Weise verpflichtet, die Qualität unserer Arbeit sicherzustellen. Qualitätsmanagement ist eine Führungsaufgabe. Nichtsdestoweniger tragen selbstverständlich alle Mitarbeiter*innen mit ihrer täglichen Arbeit dazu bei. Denn Qualitätssicherung ist auch ein fortlaufender Prozess, der niemals endet.
Indem wir regelmäßig Mitarbeiter*innen, externe Stakeholder und Auftraggeber*innen befragen, verbessern wir unsere Qualität kontinuierlich. Ein weiteres Instrument sind unternehmensstrategische Evaluierungen zu Themen wie Gender, Kofinanzierungen oder auch explizit zum Qualitätsmanagement in den Vorhaben.
Externe Qualitätskontrolle
Die GIZ unterliegt einer jährlichen externen Qualitätskontrolle durch das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ). Das BMZ wählt 50 Vorhaben der GIZ stichprobenartig aus und überprüft ihre Qualität anhand spezifischer Kriterien. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Einhaltung der BMZ-Vorgaben zu Planung und Durchführung.
Die Prüfkriterien sind:
- Einhaltung entwicklungspolitischer Vorgaben,
- Zielsystem,
- Angebotslegung und Berichterstattung,
- Plausibilität des Instrumenteneinsatzes sowie
- Wirtschaftlichkeit.
Die Qualitätskontrolle durch das BMZ ist deshalb wichtig, weil hier Prüfer*innen einen Blick von außen auf unsere Projekte werfen. Im Jahr 2020 fand die externe Qualitätskontrolle zum achten Mal statt. Im Fokus standen dabei wegen der Gemeinsamen Verfahrensreform, bei der das BMZ 2015 bis 2019 im Dialog mit den Durchführungsorganisationen die Auftragsprozesse überarbeitet hat, die Prüfkriterien Wirtschaftlichkeit und Plausibilität des Instrumenteneinsatzes. GIZ und BMZ analysieren die Ergebnisse und besprechen eventuell nötige Schritte. Damit sichern wir Transparenz und ein gemeinsames Verständnis unserer Zusammenarbeit.
Lernen und Innovation
Wir möchten dauerhaft erfolgreich, wirksam und wirtschaftlich handeln. Dazu hinterfragen wir uns immer wieder selbst. Hierbei lernen wir aus unseren eigenen Erfahrungen – auch aus den weniger erfolgreichen. Diesen Prozess haben wir in Capacity WORKS, unserem Management-Tool für die Steuerung und Durchführung unserer Aufträge, im Erfolgsfaktor „Lernen und Innovation“ verankert.
Im Zuge des digitalen Wandels und der zunehmenden Komplexität der Arbeitswelt haben wir darüber hinaus Ende 2017 das strategische Projekt „Kooperation und Führung“ (KuF) gestartet, das ebenfalls zum Lernen der GIZ beiträgt. Dabei wurden vier Prinzipien für die Zusammenarbeit innerhalb der GIZ entwickelt, eines davon lautet „Experiment & Innovate“: Mut zum Ausprobieren und zum Scheitern. Wir wollen aus Fehlern möglichst frühzeitig lernen, damit Zeit zum Richtungswechsel bleibt.
Ein wichtiges Ziel des Projekts „Kooperation und Führung“ ist es, Teams und Organisationseinheiten weltweit beim Experimentieren und Lernen zu begleiten und dabei gute Ansätze für das Gesamtunternehmen zu entdecken. So wenden Teams beispielsweise agile Methoden wie Scrum oder Rapid Prototyping an, um Vorhaben flexibel und adaptiv umzusetzen. Dies wird gerade in komplexen Zusammenhängen und schnell veränderlichen Kontexten immer wichtiger. Zentral sind hierbei regelmäßige Reviews oder Retrospektiven im laufenden Vorhaben, die ausgehend von den Bedürfnissen und Perspektiven der Partnerorganisationen Erfolge und Lernfelder aufzeigen.
Im Jahr 2020 standen besonders die Governance-Strukturen für Wissensmanagement und organisationales Lernen im Fokus der Aufmerksamkeit. Das Schaffen geeigneter Rahmenbedingungen für Lernen und den transparenten Umgang mit Wissen erfordert das Zusammenwirken unterschiedlicher Unternehmenseinheiten. Hierfür wurde Ende 2020 die „Allianz Wissen und Lernen“ als unternehmensweites Netzwerk zu Wissensmanagement und organisationalem Lernen ins Leben gerufen. Gesteuert wird das Netzwerk von einem Kernteam, in dem Fach- und Methodenbereich, Akademie für Internationale Zusammenarbeit, Stabsstelle Evaluierung, Stabsstelle Unternehmensentwicklung und Personalbereich als zentrale Einheiten zu Wissensmanagementthemen vertreten sind, und einem Sounding Board, in dem alle weiteren Bereiche sowie Vertreter*innen von Vorhaben Ideen und Initiativen ergänzen und Rückmeldung geben. Das Gesamtnetzwerk bindet zentrale Funktionsgruppen zu Wissen und Lernen ein, erstreckt sich über unterschiedliche Bereiche, Interessengruppen und organisationale Grenzen. Es befindet sich derzeit im Aufbau.
Auch die Angebote zu Weiterbildung und Qualifizierung der Akademie für Internationale Zusammenarbeit unterstützen Mitarbeiter*innen und Führungskräfte der GIZ beim Lernen. Die Angebote werden derzeit im Sinne der KuF-Prinzipien weiterentwickelt. Auch der Aufbau einer virtuellen Lernumgebung ist geplant.
Mindestens ebenso wichtig wie die Methodik ist eine offene, wertschätzende und konstruktive Grundhaltung der Mitarbeiter*innen sowie eine Kultur, die Fehler nicht als Versagen, sondern als Folge mutiger Entscheidungen und als Chance zur Weiterentwicklung sieht. In einer durch steigende Komplexität und rapide Beschleunigung gekennzeichneten Welt ist es manchmal unvermeidbar, dass bis dato erfolgreiche Ansätze nicht mehr funktionieren. Wichtig ist, sich dies einzugestehen und rasch umzusteuern.
In einer Fachorganisation wie der GIZ erfordert dies einen Wandel der Unternehmenskultur. War in der Vergangenheit Expert*innenwissen ein Schlüssel zu erfolgreichen Projekten, steht „knowledge sharing“ heute sehr viel stärker im Vordergrund. Das selbstverständliche Teilen von Wissen, transparentes Arbeiten und die gegenseitige Unterstützung bei der Überwindung von Hindernissen werden unsere zukünftige Unternehmenskultur noch stärker prägen. Indem wir Räume zum Austausch von Erfahrungen schaffen, Vernetzung fördern und Wissensaustausch gestalten, ermöglichen wir das Experimentieren und Lernen im Unternehmen und mit unseren Partnerorganisationen.
Auf dieser Seite finden sich Informationen zu folgenden Nachhaltigkeitsstandards:
DNK 6, 16